Politique d’accessibilité

RÈGLEMENT RAILTERM SUR L’ACCESSIBILITÉ (LAPHO) – POLITIQUE DE CONFORMITÉ AU RÈGLEMENT SUR LES NORMES D’ACCESSIBILITÉ INTÉGRÉES (RNAI) (P-015)


Unités d’affaires visées:

Toutes – Ontario

Numéro de contrôle:

Version 1.01

Dernière mise à jour:

18 avril 2019

Date d’effet:

30 avril 2019

Approuvé par:

François Prénovost
Vice-président exécutif


1. Objectif

La présente politique vise à satisfaire aux exigences des normes établies par la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). RailTerm s’engage à répondre en temps opportun aux besoins des personnes handicapées. RailTerm s’engage à accorder un traitement égal aux personnes handicapées relativement aux services, programmes, biens et installations, dans le respect de leur dignité et de leur indépendance.

Tout emploi ou service fourni par RailTerm sera conforme aux principes de dignité, d’indépendance, d’intégration et d’égalité des chances.

2. Énoncé d’engagement organisationnel

RailTerm soutient que ses lieux de travail et ses pratiques devraient assurer l’égalité d’accès et de participation aux personnes handicapées lorsque cela est raisonnablement faisable. RailTerm soutient l’intégration et la promotion d’un environnement de travail accueillant pour tous ses employés, associés et clients.

RailTerm mettra ses informations à disposition sur demande dans un format accessible ou au moyen d’aides à la communication aux personnes handicapées, d’une manière qui tient compte de leur handicap. RailTerm soumettra en outre un rapport de conformité sur l’accessibilité tous les trois (3) ans. Ce rapport sera disponible sur demande dans un format accessible.

3. Définitions

Formats accessibles – Incluent mais ne se limitent pas aux formats en gros caractères et aux formats audio ou électroniques enregistrés utilisables par les personnes handicapées.

Handicap – Anomalie ou maladie physique ou mentale qui limite les mouvements d’une personne, ses sens ou ses activités. La LAPHO applique la même définition du handicap que le Code des droits de la personne de l’Ontario.

LAPHO – Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).

Obstacle – Toute chose ou circonstance qui crée une séparation entre les gens. Pour la personne handicapée, un obstacle peut prendre de nombreuses formes, notamment celles d’une difficulté comportementale, communicationnelle, physique, politique, sociale ou liée au transport.

RNAI – Règlement sur les normes d’accessibilité intégrées. En plus d’un ensemble de dispositions générales, la LAPHO couvre cinq séries de normes qui relèvent du RNAI : pour les services à la clientèle, l’emploi, l’information et les communications, la conception des espaces publics et le transport.

4. Dispositions générales

4.1 Modifications à cette politique

Cette politique sera réexaminée et révisée au besoin afin de toujours satisfaire aux exigences de la loi. Les employés seront couramment informés des modifications apportées à ces politiques, pratiques et procédures.

4.2 Établissement d’un plan d’accessibilité pluriannuel

RailTerm va élaborer, mettre en œuvre, suivre et documenter un plan d’accessibilité pluriannuel présentant sa stratégie pour prévenir les obstacles et remplir ses obligations en vertu du RNAI.

Le plan d’accessibilité sera:

  • Affiché sur le site Web de RailTerm;
  • Revu et actualisé une fois tous les cinq (5) ans au moins;
  • Fourni sur demande dans un format accessible.

4.3 Formation

RailTerm s’engage à fournir à ses employés une formation sur les lois ontariennes relatives à l’accessibilité ainsi que les aspects du Code des droits de la personne de l’Ontario relatifs aux personnes handicapées. Les employés recevront une formation sur l’accessibilité en lien avec leurs fonctions particulières au sein de l’entreprise.

La formation inclut:

  • Une présentation des objectifs de la LAPHO et de ses exigences;
  • La manière d’interagir et de communiquer avec des personnes ayant divers types de handicaps;
  • La manière d’interagir avec des personnes de soutien et des animaux d’assistance;
  • Ce qu’il faut faire si une personne handicapée éprouve des difficultés à accéder à des renseignements fournis par RailTerm ou à ses installations;
  • De l’information sur les politiques, pratiques et procédures de RailTerm qui concernent les personnes handicapées de l’Ontario.

5. Normes pour les services à la clientèle

5.1 Utilisation d’appareils ou d’accessoires fonctionnels

Les personnes handicapées peuvent utiliser leurs propres appareils ou accessoires fonctionnels de mobilité lorsqu’elles accèdent aux installations de RailTerm ou aux services fournis par RailTerm.

Dans l’éventualité où un appareil ou accessoire de mobilité soulèverait une préoccupation de sécurité, d’autres mesures raisonnables seront prises pour assurer l’accès aux installations ou services.

5.2 Personnes de soutien et animaux d’assistance

RailTerm fera bon accueil à toute personne handicapée accompagnée d’une personne de soutien ou d’un animal d’assistance dans ses aires de bureau ouvertes au public.

5.3 Installations

RailTerm s’engage à ce que ses locaux situés en Ontario soient accueillants et accessibles pour les personnes handicapées. Au besoin, RailTerm prendra des mesures substitutives pour répondre aux besoins des personnes handicapées. De telles mesures pourront impliquer notamment d’organiser des rencontres dans d’autres lieux plus accessibles aux personnes handicapées.

6. Normes pour l’information et les communications

RailTerm communiquera avec les personnes handicapées d’une manière qui tient compte de leur handicap. Sur demande, RailTerm fournira l’information appropriée sur son organisation et ses services dans des formats accessibles ou au moyen d’aides à la communication.

RailTerm répondra également aux exigences relatives aux lois ontariennes sur l’accessibilité de son site Web.

RailTerm est ouverte à toute rétroaction sur ses programmes à l’intention des personnes handicapées et sur les services qu’elle fournit à ces dernières.

Les personnes intéressées pourront transmettre leurs commentaires selon les moyens suivants:

  • Courriel: hr_dept@railterm.com
  • Courrier: Ressources humaines, 201 – 10765 Côte-de-Liesse, Dorval, (Québec)
  • Téléphone: 514-420-1204
  • Télécopie: 514-420-1218

7. Normes pour l’emploi

7.1 Recrutement, évaluation et sélection

RailTerm informera les candidats à l’emploi que des mesures d’accommodement sont disponibles sur demande durant le processus de recrutement et d’embauche. Dans le cas où une telle demande serait formulée, RailTerm consultera la personne candidate à l’emploi pour lui fournir ou lui faire fournir les mesures d’adaptation appropriées.

7.2 Gestion du rendement et avancement professionnel

RailTerm tiendra compte également des besoins en accessibilité de tous les employés dans sa gestion du rendement et ses processus d’avancement professionnel.

7.3 Plan d’intervention d’urgence sur le lieu de travail

Là où la situation l’exige, RailTerm établira un plan d’intervention d’urgence individuel sur le lieu de travail en collaboration avec la personne handicapée à son emploi. Ce plan tiendra compte à la fois des difficultés particulières associées au handicap de cette dernière et des caractéristiques physiques du lieu de travail.

7.4 Formats accessibles et aides à la communication pour les employés

RailTerm verra à ce que son personnel soit adéquatement informé de ses politiques concernant les employés aux prises avec un handicap. Le personnel sera en outre couramment informé des modifications apportées à ces politiques, pratiques et procédures.

Si un employé handicapé en fait la demande, RailTerm lui fournira des formats accessibles et des aides à la communication à l’égard de ce qui suit:

  • L’information nécessaire pour faire son travail;
  • L’information généralement mise à la disposition de tous les employés sur le lieu de travail.

RailTerm consultera la personne employée qui a formulé la demande pour déterminer la meilleure façon de lui fournir le format accessible ou l’aide à la communication nécessaire.

8. Plans d’accommodement individualisés et documentés (PAI)

RailTerm établira et documentera un processus d’élaboration de PAI pour les employés handicapés en 4 étapes:

Étape 1 : déterminer le besoin de prendre des mesures d’accommodement

Ces mesures d’accommodement peuvent être:

  • Demandées par l’employé par l’entremise de son gestionnaire ou des ressources humaines;
  • Mises en avant par le gestionnaire de l’employé ou les ressources humaines.

Étape 2 : rassembler les renseignements nécessaires et évaluer les besoins

L’employé fait partie prenante du processus:

  • RailTerm n’a pas besoin ni n’exige nécessairement de connaître en détail la nature du handicap de l’employé pour mettre en place des mesures d’adaptation à son intention. Néanmoins, RailTerm a besoin de connaître ses capacités fonctionnelles;
  • Les ressources humaines pourront demander une évaluation des capacités fonctionnelles de l’employé;
  • L’employé, son gestionnaire et les ressources humaines évalueront les options possibles pour déterminer les mesures les plus adaptées.
  • Si nécessaire, RailTerm fera appel à un expert extérieur pour faciliter le processus d’adaptation.

Étape 3 : rédiger un PAI officiel

Dès lors que les mesures d’accommodement appropriées sont établies, leurs caractéristiques sont détaillées dans un plan écrit officiel qui inclut:

  • Des formats accessibles et des aides à la communication, sur demande;
  • L’information relative à un plan d’intervention d’urgence sur le lieu de travail, sur demande;
  • Tout autre dispositif d’adaptation requis.

Tout au long du processus d’élaboration du plan, le caractère confidentiel des renseignements personnels de l’employé sera protégé. Le plan d’adaptation ne sera transmis qu’aux personnes ayant besoin de ces informations pour exécuter ou faciliter le plan, dans la mesure requise par leur mandat d’assistance.

Si l’employé se voit refuser un plan d’accommodement, RailTerm lui communiquera les motifs de son refus.

Étape 4 : mettre en place, suivre de près et évaluer le PAI

L’employé et son gestionnaire suivront de près l’application des mesures d’accommodement pour s’assurer qu’elles remédient efficacement aux difficultés rencontrées.

Si les mesures ne s’avèrent plus appropriées, l’employé et son gestionnaire peuvent travailler ensemble pour réunir l’information requise afin de réévaluer les besoins de l’employé, de façon à ce que RailTerm prenne les mesures d’accommodement les plus adéquates (étape 2). Pour un soutien optimal et en temps opportun, il est essentiel que les ressources humaines soient averties de la nécessité de réévaluer ces mesures.

9. Retour au travail (RAT)

RailTerm appliquera le processus suivant pour soutenir les personnes à son emploi qui se sont absentées en raison d’un handicap et dont le retour au travail nécessite des mesures d’adaptation:

Étape 1 : amorcer le processus de RAT
L’employé fait part à son gestionnaire ou aux ressources humaines de la nécessité pour lui de prendre un congé d’invalidité.

Étape 2 : rester en contact avec l’employé durant son congé
Le gestionnaire de l’employé et les ressources humaines ont la responsabilité conjointe de:

  • Maintenir un contact régulier avec l’employé;
  • Fournir à l’employé toute information relative au retour au travail;
  • Faire un suivi des progrès de l’employé jusqu’à ce qu’il soit apte au travail.

L’employé a la responsabilité de:

  • Se faire prescrire et suivre le traitement médical approprié;
  • Informer les ressources humaines de l’évolution de son état;
  • Demander au professionnel de la santé qui le suit de remplir un formulaire « Détermination des capacités fonctionnelles » à la demande de RailTerm;
  • Fournir au professionnel de la santé qui le suit toute information pertinente concernant le retour au travail.

Étape 3 : élaborer un plan de RAT

En collaboration et avec le soutien de ce professionnel de la santé, l’employé, son gestionnaire et les ressources humaines élaborent un plan de RAT officiel, lequel s’insère dans le plan d’accommodement individualisé (PAI) de l’employé, le cas échéant:

  • Si l’employé a retrouvé ses pleines capacités fonctionnelles, il retourne à son poste habituel sans que des mesures d’adaptation soient requises;
  • Si l’employé connaît encore des limites fonctionnelles temporaires, il retourne au travail dans un environnement temporairement modifié et adapté, ou encore, à un poste de transition;
  • Si l’employé connaît des limites fonctionnelles durables, à moins que des mesures d’adaptation ne puissent être appliquées sans contrainte excessive, il retourne au travail dans le cadre d’un plan d’accommodement permanent ou se voit affecté à un autre poste de façon permanente.

Étape 4 : faire le suivi et l’évaluation du processus de RAT

L’employé, son gestionnaire et les ressources humaines font un suivi et une évaluation du processus de RAT régulièrement jusqu’à son terme. Si l’employé éprouve des difficultés, le gestionnaire et les ressources humaines évalueront la nécessité d’apporter des ajustements au plan de RAT et les mettront en œuvre, le cas échéant.

EXIGENCES GÉNÉRALES
Exigence d’accessibilitéPlan de mise aux normesPrincipale personne ressourceÉchéanceÉtat d’avancement
Élaboration des politiques d’accessibilitéAssurer l’examen et la validation des politiques par la haute directionDirecteur, RH31 mars 2019Complété
Distribuer les politiques à tous les employésDirecteur, RH30 avril 2019Complété
Publier les politiques sur le site Web de l’entrepriseDirectrice, administration30 novembre 2019Complété
Formation au RNAI (CDPO inclus) et aux Normes d’accessibilité pour les services à la clientèleSélectionner un fournisseur de services pour assurer la formation conformément aux exigences LAPHODirecteur, RH31 octobre 2018Complété
Former l’ensemble des employésDirecteur, RH31 mai 2019Complété
Ajouter la formation à tous les processus d’intégrationDirecteur, RH30 avril 2019Complété
Normes pour l’information et les communications
Exigence d’accessibilitéPlan de mise aux normesPrincipale personne ressourceÉchéanceÉtat d’avancement
Formats accessibles et aides à la communicationDistribuer les politiques à l’interneDirecteur, RH30 avril 2019Complété
Publier la politique sur le site Web de l’entrepriseDirectrice, administration30 novembre 2019Complété
Site et contenus Web accessiblesIntégrer la conformité aux WCAG 2.0 niveau A dans la refonte 2019 du site Web. Assurer la compatibilité du site avec les WCAG 2.0 niveau AADirectrice, administration30 novembre 2019Complété
Intégrer les WCAG 2.0 niveau AADirectrice, administration31 décembre 2020
Normes pour l’emploi
Exigence d’accessibilitéPlan de mise aux normesPrincipale personne ressourceÉchéanceÉtat d’avancement
Recrutement, processus d’évaluation et de sélectionAjouter les notes requises sur la page des carrières et des opportunités d’emploiDirecteur, RH31 octobre 2018Complété
Intégrer une note aux offres d’emploi précisant que des mesures d’adaptation sont disponibles sur demandeDirectrice, administration30 avril 2019Complété
Site et contenus Web accessiblesIntégrer la conformité aux WCAG 2.0 niveau A dans la refonte 2019 du site Web. Assurer la compatibilité du site avec les WCAG 2.0 niveau AADirectrice, administration30 novembre 2019Complété
Intégrer les WCAG 2.0 niveau AADirectrice, administration31 décembre 2021
Formats accessibles et aides à la communication pour les employésFaire circuler les politiques parmi les employés actuelsDirecteur, RH30 avril 2019Complété
Intégrer les politiques aux processus d’intégration des nouveaux employés dans le SIRHDirecteur, RH30 avril 2019Complété
Plans d’adaptation individualisés et documentés (PAI)Documenter la procédure à suivre pour élaborer un PAIDirecteur, RHFebruary 18, 2019
Informer les gestionnaires en détail sur la procédure d’élaboration d’un PAIDirecteur, RHApril 30, 2019Completed
Processus de retour au travail (RAT)Documenter la procédure à suivre pour élaborer un processus de RATDirecteur, RHFebruary 18, 2019Completed
Informer les gestionnaires en détail sur la procédure d’élaboration d’un processus de RATDirecteur, RHApril 30, 2019Completed
Normes pour les services à la clientèle
Exigence d’accessibilitéPlan de mise aux normesPrincipale personne ressourceÉchéanceÉtat d’avancement
Politiques d’accessibilité LAPHO pour les fournisseurs de biens, de services et d’installations. Animaux d'assistance et personnes de soutien.Distribuer les politiques à l’interneDirecteur, RH30 avril 2019Complété
Publier les politiques sur le site Web de l’entrepriseDirectrice, administration30 novembre 2019Complété
Conformité
MesureÉchéanceÉtat
Rapport de conformité sur l’accessibilité30 juin 2019Complété
Rapport de conformité sur l’accessibilité31 décembre 2020
Rapport de conformité sur l’accessibilité31 décembre 2023